02/07/2021

Já se perguntou como montar um escritório de advocacia online? Conheça ferramentas e aplicativos essenciais para advogados que desejam trabalhar online e montar um escritório de advocacia virtual de sucesso. Vou compartilhar com vocês as ferramentas que julgo essenciais para começar um escritório de advocacia virtual sem precisar de grandes investimentos financeiros!

Já adianto que a minha ideia é abordar as principais ferramentas digitais para advogados em home office, com foco em pequenos escritórios, advogados que trabalham sozinhos ou com equipe bastante reduzida, ok?

Escritório de advocacia virtual

Tradicionalmente, os advogados possuem seus escritórios de advocacia físicos: um local em que “colocam uma placa” com seu nome e montam toda a estrutura de trabalho, equipe e atendimento ao cliente.

Acontece que, assim como todo o mercado, a advocacia também teve que se adaptar para continuar alcançando cada vez mais clientes. Desse modo, esses escritórios criaram sites, redes sociais, canais de comunicação online, entre outros mecanismos, o que permitiu que eles pudessem ser encontrados além daquele endereço físico.

Com isso, esses advogados começaram a perceber que a internet não possui barreiras geográficas e que poderia ser uma opção rentável de modelo de negócio. Afinal, para que atender só os clientes da minha região se eu posso alcançar pessoas do mundo todo?

Assim, alguns escritórios começaram a oferecer dois tipos de atendimento: um tradicional, realizado nas dependências do escritório “físico”, e um virtual, destinado a pessoas que, por morar longe ou até mesmo por opção, queriam ser atendidas por aquele profissional, mesmo que de forma remota.   

E foi a partir dessa experiência de atendimento e prestação de serviços de forma online que alguns decidiram então investir em escritórios de advocacia 100% virtuais, com equipes trabalhando exclusivamente de forma remota, muitas vezes sem possuir nem mesmo espaço físico como sede.

Saiba que não existe um modelo ideal de escritório de advocacia virtual, sendo que cada advogado estrutura da forma que melhor se encaixa às suas necessidades e às de seus clientes. Há escritórios que oferecem os dois tipos de serviços (presencial e virtual) e escritórios que oferecem apenas na modalidade virtual.

Top 5 ferramentas online essenciais para a advocacia

Esclareço que, neste artigo, não vamos focar em softwares de gerenciamento de escritório, mas sim em uma série de "ferramentas avulsas" muito importantes e que podem ser utilizadas sozinhas ou em combinação com os softwares de gerenciamento.

Armazenamento de documentos

Com o passar dos anos, os sistemas dos Tribunais de Justiça e demais órgãos públicos foram evoluindo e os processos se tornando majoritariamente digitais. Com isso, os advogados começaram a perceber a necessidade de, além de um arquivo físico, também manter um arquivo digital.

Afinal, se as peças e documentos teriam mesmo que ser digitalizadas e protocoladas no site do Tribunal, nada melhor do que deixar tudo isso organizado, né?

Hoje em dia, não conheço nenhum advogado que mantenha apenas um arquivo físico. A única coisa que muda é a maneira como cada um armazena esses documentos.

Há aqueles advogados que armazenam no próprio computador, em pen-drive ou HD-externo.

Porém, não sou muito fã desses métodos, pois existe um risco muito grande de, por um descuido ou até mesmo problema técnico, você perder os documentos (sejam arquivos, fotos, vídeos e demais formatos).

Além do inconveniente de não conseguir acessar os documentos caso você não esteja no escritório com seu computador, ou então tenha esquecido o pen-drive ou HD.

Para evitar esse tipo de situação, eu recomendo que utilize um sistema de armazenamento de arquivos em nuvem, como o Google Drive (do Google), o Dropbox (da empresa Dropbox Inc.), OneDrive (da Microsoft), entre outros.

É bem semelhante ao que fazemos em nossos computadores (com a opção de organizar pastas, nomear arquivos etc.), mas com a vantagem de que tudo fica disponível de forma online, para que você possa acessar do seu computador, notebook, celular ou tablet, a qualquer hora ou lugar, desde que esteja conectado à internet.

Outra coisa interessante é que esses serviços permitem que você compartilhe os arquivos e pastas com outras pessoas, o que facilita muito o trabalho em equipe.

Ademais, é possível que vários membros editem o arquivo de forma simultânea, ou seja, você pode compartilhar um arquivo com outras pessoas para que todos colaborem na criação.

Porém, há outras opções no mercado, sendo que todos esses sistemas de nuvem que citei (Google Drive, OneDrive e Dropbox) estão disponíveis na versão gratuita ou paga (há vários planos mensais e anuais, oferecendo diferentes opções de serviços).

Minha sugestão é que comece pela versão gratuita ou então pelas opções de “teste gratuito” da versão paga, para que você conheça melhor o serviço e entenda quais são as suas necessidades antes de investir em um plano contratado.

Reuniões e consultas online

Para realizar reuniões online com sua equipe, profissionais parceiros ou até mesmo clientes, você terá que fazer uso de ferramentas que permitam a realização de chamadas por vídeo ou voz.

Estes aplicativos permitem que você se reúna com uma ou mais pessoas, estando disponíveis nas versões gratuitas ou pagas (que possuem uma gama de funcionalidades maior).

São exemplos de aplicativos: WhatsApp, Skype, Zoom, Google Meet etc. No meu caso, costumo usar o Google Meet, mas sempre disponibilizo mais de uma opção de ferramenta ao cliente, caso dê algum problema na chamada ou então ele não saiba utilizar aquele aplicativo.

Então eu sempre tenho o WhatsApp preparado, já com o celular do cliente registrado pois, se não der certo no Google Meet, faço chamada de vídeo no WhatsApp mesmo (que é a ferramenta que as pessoas têm maior intimidade).

Recomendo que você dê preferência à reuniões por chamada de vídeo, e não apenas por áudio. Assim, a interação com o cliente será bem próxima à de uma reunião presencial, permitindo que você veja as reações e realmente perceba suas emoções, o que é essencial em nossa profissão.

Caso você trabalhe home office, também sugiro que procure fazer a chamada de vídeo em um local adequado, cujo plano de fundo do seu vídeo será no mínimo organizado. Sua casa e seu escritório não precisam estar organizados, mas o local em que atende seu cliente, seja presencialmente ou online, com certeza deve estar!

Pagamento digital

Você pode disponibilizar os dados da sua conta bancária para o cliente e ele pode fazer o pagamento de forma online (pelo site ou aplicativo do banco), através de transferência bancária, depósito ou até mesmo pix (sim, não deixe de disponibilizar essa nova forma de pagamento também).

Minha única recomendação é que você tenha uma conta bancária apenas para a movimentação financeira do escritório, para você ter controle das despesas e lucros da sua atividade profissional

Saiba que há vários bancos digitais (como o Nubank, Banco Inter, C6 Bank etc.) que não cobram taxas ou anuidades, além da opção de criar uma conta gratuita em qualquer banco com pacotes padronizados de serviços (o que é chamado de Pacote Essencial do Banco Central).

Mas se quiser elevar seu nível de advocacia digital, você pode utilizar ferramentas que oferecem determinados serviços de pagamento, como: gerar boletos de forma online, enviar lembretes de cobrança aos clientes e até mesmo automatizar a emissão e envio de Notas Fiscais.

Existem várias opções no mercado (cada uma com propostas e serviços diferentes), algumas delas disponíveis em versões e planos gratuitos ou pagos. Vou listar apenas algumas delas para vocês:  Asaas, Paypal, PagSeguro, PicPay, entre outras.

Ferramentas de organização

Ferramentas digitais de organização e gerenciamento de tarefas (como o Trello e o Monday, por exemplo) são essenciais na vida de qualquer advogado, independente se o trabalho é realizado em escritórios físicos ou digitais.

Porém, quando se trabalha na modalidade virtual, essas ferramentas se tornam ainda mais necessárias, principalmente quando há toda uma equipe trabalhando de forma remota.

Particularmente, o que mais gosto de usar aqui no Desmistificando é o Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos gratuita e online, que está disponível nas versões desktop (para computadores, notebooks etc.) e para celulares.

Com uma plataforma extremamente intuitiva e versátil, ele permite adicionar todos os membros da sua equipe e lhe ajuda a organizar melhor sua rotina, definir metas, elencar prazos e salvar informações importantes em um único local.

Assim, todos têm uma visão global das tarefas e dos projetos, mesmo estando cada membro trabalhando de forma remota em um local diferente.

Se você nunca usou uma dessas ferramentas, recomendo que comece a usar. Vai ajudar e muito na produtividade do seu escritório!

Ademais, para agendar eventos, compromissos, reuniões com parceiros, consultas de clientes etc., o Google Agenda é uma boa pedida. Ele é gratuito e permite que você compartilhe a agenda do escritório com quem você quiser (seja da sua equipe ou terceiros).

Assinatura digital / eletrônica de contratos

Por fim, se o intuito do advogado é fechar novos contratos com clientes, nada mais justo do que também conseguir fazer isso de forma online!

 Para isso, existem ferramentas (como o DocuSign e o Adobe Sign)  que permitem que você e seu cliente assinem tudo de forma digital. Ambos estão disponíveis apenas na versão paga, porém oferecem um período de “teste grátis”.

Uma assinatura eletrônica é uma modalidade de assinatura utilizada para acessar, compartilhar e aprovar informações em meio digital. Dentro da modalidade de assinatura eletrônica, há várias espécies, como: senha, biometria, token, assinatura escaneada etc.

Já a assinatura digital é uma das espécies de assinatura eletrônica, sendo que a principal característica é que ela utiliza criptografia e se vincula ao documento eletrônico, de modo que, se ele for alterado, a assinatura fica inválida.

Então para você assinar um contrato de honorários advocatícios de forma online, segura e válida, recomendo que utilize uma ferramenta de assinatura digital (já que o token que nós advogados possuímos não possui essa funcionalidade).

Atenção: Jamais preste seus serviços sem antes o cliente ter assinado o contrato de honorários advocatícios (sei que vários colegas têm o péssimo hábito de fazer isso e acabam sofrendo prejuízos depois).

Redija um contrato bem elaborado e que lhe assegure em caso de inadimplemento ou até mesmo revogação de mandato, pois isso evita muitas dores de cabeça futuras.

Se precisar de um modelo de contrato de honorários advocatícios genérico (não específico para nenhuma área), eu disponibilizei um gratuitamente lá no blog: Contrato de Honorários Advocatícios [Modelo Gratuito]

Por Alessandra Strazzi do Direito News

Fotos: divulgação